La Ley 9416 obliga a las personas y estructuras jurídicas a declarar a sus accionistas y beneficiarios finales en el registro del Banco Central. Su entidad, además, debe identificarlos en cada cliente: le explicamos las dos cosas y cómo le ayuda Snap Compliance.
En resumen
Qué regula
El Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, que administra el Banco Central de Costa Rica: quién posee o controla cada persona o estructura jurídica, hasta llegar a la persona física.
A quién obliga
Sociedades inscritas o con cédula jurídica, fideicomisos privados, administradores de recursos de terceros, organizaciones sin fines de lucro, mutuales, cooperativas y asociaciones solidaristas.
Quién controla
El Banco Central administra el registro; la Dirección General de Tributación verifica el cumplimiento y sanciona; solo Hacienda y el ICD pueden pedir la información.
Hito clave
La declaración ordinaria es anual y se presenta en abril. Si un socio llega al 15% o cambian los beneficiarios finales, hay 15 días hábiles para una declaración extraordinaria.
Qué exige
El capítulo II de la ley, su reglamento (DE 44390-H) y la Resolución Conjunta de la DGT y el ICD fijan qué se declara, cuándo y con qué respaldo.
El representante legal, con firma digital, registra en Central Directo a la totalidad de los participantes del capital y a los beneficiarios finales. Lo declarado tiene carácter de declaración jurada (Ley 9416, arts. 5 y 7; DE 44390-H, arts. 5 y 6).
Primero, la persona física con participación sustantiva —15% o más, directa o indirecta— o con la mayoría de los votos; si no la hay, quien controla por otros medios; en último caso, quien ocupa el puesto directivo superior (Ley 9416, art. 5; DE 44390-H, art. 9).
Si una entidad del extranjero tiene 15% o más, hay que declarar su composición hasta los beneficiarios finales. Solo si resulta imposible, con declaración jurada y respaldo, se presume beneficiario final a su administrador en Costa Rica (Ley 9416, arts. 5 y 7; DE 44390-H, arts. 13 y 14).
La declaración ordinaria se presenta en abril; las entidades nuevas, dentro de 20 días hábiles. Cuando un socio llega al 15%, aumenta el capital o cambia el control, la extraordinaria va dentro de 15 días hábiles (Ley 9416, art. 5; Resolución MH-DGT-RES-0020-2024, arts. 8 y 11).
En un fideicomiso privado es beneficiario final cada parte: fideicomitente, fiduciario, fideicomisario y protector, si lo hay. Las organizaciones sin fines de lucro declaran además a quienes les donan, o reciben de ellas, un salario base o más al año (Ley 9416, art. 6; DE 44390-H, arts. 10 y 11).
El responsable verifica la veracidad de lo que declara y conserva por cinco años los documentos que lo sustentan, a disposición inmediata de la Dirección General de Tributación y del ICD (DE 44390-H, art. 7).
Antes de distribuir dividendos o de que los socios voten en asamblea, hay que verificar los datos de participantes y beneficiarios finales, y pedir a los socios extranjeros con participación sustantiva que los actualicen (DE 44390-H, arts. 7 y 9).
Si una sociedad socia no presenta su propia declaración y por eso no se determina el beneficiario final, también se tiene por incumplida la obligación de la declarante (DE 44390-H, arts. 8 y 31).
Consecuencias
La Dirección General de Tributación apercibe primero y concede tres días hábiles, prorrogables por otros tres. Si el incumplimiento sigue, impone una multa del 2% de los ingresos brutos del período fiscal anterior, con un mínimo de 3 y un máximo de 100 salarios base. Además, el Registro Nacional no emite certificaciones de personería ni inscribe documentos a favor del incumplidor, y los notarios deben consignar el incumplimiento en los documentos que emitan (Ley 9416, art. 13; Código de Normas y Procedimientos Tributarios, art. 84 bis; DE 44390-H, arts. 31 a 34).
Cómo lo resolvemos
La declaración en el RTBF la presenta el representante legal en Central Directo, y ninguna herramienta la sustituye. Snap Compliance le ayuda del otro lado: su entidad debe identificar al beneficiario final de cada cliente persona jurídica y no puede consultar el registro. Debida Diligencia lleva el expediente de cada cliente con sus requisitos —personería jurídica, certificación notarial de accionistas o declaración del RTBF— y el avance de cada uno. Scan Agent revisa a clientes y beneficiarios finales en listas de sanciones, PEP y noticias adversas. Y Compliance Agent gestiona esta y las demás normas dentro de su modelo de cumplimiento, con controles, evaluaciones y planes de acción.
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